inspiratie

Hoe goed heb jij de kennisoverdracht geregeld?

 | 

Blikopener 8: Wat je van een studentenvereniging kan leren over een goede overdracht

Eén van de kansen die we hebben opgetekend uit een levendig gesprek met Anneke van Zanen-Nieberg, voorzitter van NOC*NSF, is het handig inrichten van de processen van je vereniging. “Je ziet dat veel bestuurders van clubs er lang zitten en dat de kennis allemaal in hun hoofd zit. Als je al iemand voor de opvolging kan vinden is inwerken tijdsintensief en dreigt veel kennis verloren te gaan. Je kan op dat vlak best veel leren van studentenverenigingen: elk jaar treedt daar weer een nieuw onervaren bestuur aan. Hoe doen zij die overdracht, met welke draaiboeken en vangnetten werken zij?”

Overdragen zit er al in gebakken

Ruben van Rossem, vice praeses van Albertus Magnus in Groningen, slaat enthousiast aan op de vraag: “Het begint bij een mindset: ik doe dit voor een jaar en daarin moet ik alles geven. Ik ben net een maand geïnstalleerd en weet nu ook al dat er in mei al een opvolger aan de deur staat te kloppen die ik moet inwerken. Het is dus in mijn belang en in het belang van mijn opvolger dat ik alles goed bijhoud.

Alles loggen om kennis te behouden

De basis waar we op drijven is alles goed documenteren. Bij het inwerken zijn er voor elke functie binnen het bestuur werkmappen met wat de functie inhoudt en wat je allemaal tegen kan komen. We kunnen terugvallen op documenten zoals onze Mission Statement, het financieel en algemeen meerjarenplan en allerlei draaiboeken. We loggen belangrijke gebeurtenissen en voegen nieuwe dingen toe. Met trefwoorden kun je alles opzoeken en teruglezen. Zo gaat er weinig kennis verloren.

Een overdracht in stappen

Als duidelijk is dat je het bestuur in gaat, begin je in mei al achter de schermen in te werken met je voorganger. Er is een inwerkschema en je gaat al zo veel mogelijk mee naar afspraken. In augustus als de KEI-week voor nieuwe studenten draai je al mee met het zittende bestuur. In september is de bestuursoverdracht en neem je formeel het stokje over. Het oude bestuur treedt af maar is de eerste weken nog volop beschikbaar voor vragen. Zo groei je vol vertrouwen naar je nieuwe rol.

Een goed vangnet voor continuïteit én voor als het mis gaat

Om de continuïteit van de vereniging te waarborgen is er een Advies Raad. Hier zitten oud leden in van Albertus die op verschillende gebieden hun sporen hebben verdiend: een advocaat, een directeur van een groot bedrijf, een media en marketing expert, een vooraanstaand medewerker bij de RUG. We hebben drie keer per jaar formeel overleg over het beleid. Dat is vaak heel opbouwend en soms ook wat confronterend als ze een besluit van het bestuur ter discussie stellen. Als er een acuut probleem is zijn ze altijd telefonisch bereikbaar.

Leren hoe je effectief kan samenwerken

Er komt best veel op je af als bestuur en wij doen het ook allemaal voor het eerst. Als startend bestuur krijgen wij gelukkig veel trainingen aangeboden via bijvoorbeeld AISEC of de Kleine Consultant. Ze helpen ons met effectief vergaderen, feedback geven of met inzicht te krijgen in onze karakters door middel van een DISC analyse. Zo maken we regelmatig ruimte in onze vergadering om irritaties te bespreken en op tafel te leggen wat er echt speelt. “

Doe mij nog een blikopener!

Wil je als vereniging echt impact maken? Geef je op voor een online Blikopener sessie met dwarse voorbeelden, onverwachte invalshoeken en praktische tips om aan de slag te gaan.