MET EEN AFDELINGSSCAN EEN NIEUW PROFIEL SCHETSEN
“Help, ons hoofd communicatie gaat na 43 jaar weg! Ze heeft het fantastisch gedaan maar we weten niet goed waar we bij onze zoektocht naar een nieuw hoofd op moeten letten. Kunnen jullie ons helpen om een goed profiel te maken?
De Raad van Bestuur van het ziekenhuis St Jansdal neemt de ruimte om te bedenken wat er nodig is om het St Jansdal ziekenhuis in deze onstuimige tijd goed op de kaart te zetten. De wereld verandert snel, en dat betekent dat een duidelijke profilering voor het ziekenhuis, voor hoe zij communiceren en dus ook wat dat vraagt van een Hoofd Communicatie. Om tot een profiel te komen halen we zowel intern als extern inzichten op en toetsen die aan deze profilering, die in essentie vraagt om een communicatieafdeling die naast productiehuis ook business partner is.
WAAROM IS EEN NIEUW PROFIEL NODIG?
Stevige sparringpartner gezocht!
Het ziekenhuis is blij met het goed draaiende productiehuis dat de communicatieafdeling is geworden: ze blinken uit in het maken van video’s, posts op social media, patiëntenvoorlichting en het organiseren van evenementen. Maar de zorg verandert. Verschuift van het ziekenhuis naar de huisarts, een andere zorgverlener of naar thuis. De patiënt verandert. Is steeds beter geïnformeerd en mondiger of juist onwetender door andere taal of cultuur. De concurrentie van andere ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra is groter. Digitale toepassingen bieden ook in de zorg heel veel mogelijkheden als je daar maar wel goed op inspeelt. De directie zoekt in het hoofd communicatie ook een stevige sparringpartner die helpt om keuzes te maken, prioriteiten te stellen en een bijdrage te leveren aan de koers van het ziekenhuis. Voor het maken van een goed profiel, moet je weten waar het bedrijf voor staat. Degene die je zoekt moet immers in de nieuwe rol daaraan gaan bijdragen.
HOE MAAK IK DAN EEN GOED FUNCTIEPROFIEL?
1. Start bij de afdeling of je mensen zelf
Startpunt voor de gesprekken zijn de mensen van het team zelf, zij weten wat hoe het gaat, wat nu nodig is en hebben natuurlijk ook wensen hoe het anders en beter zou kunnen. Bij het St Jansdal stellen de communicatieadviseurs zich open op en is er veel ruimte voor reflectie. “We zijn met een aantal goede adviseurs maar waarom stappen we dan toch in de valkuil om snel middelen te gaan produceren? We doen heel veel productie in huis maar we merken dat we ook kwetsbaar zijn als er mensen uitvallen. En ook: Al zijn we allemaal zelfstandig professionals, we hebben ook sturing en inspiratie nodig.” Medewerkers weten vaak heel goed wat er moet gebeuren. Stap 1 is dus neem de tijd voor een goed gesprek met je medewerkers of de directe collega’s van de afdeling.
2. Opdrachtgevers en andere collega’s bieden vaak een andere invalshoek.
De belangrijkste opdrachtgevers van de afdeling – de Raad van Bestuur, een aantal zorgmanagers en het Management Team – hebben hun wensenlijstjes voor de afdeling snel klaar. Meer doen aan marketing, patiënt reizen in kaart brengen, iets vinden van de welkomstzuilen in de hal, contacten onderhouden met gemeente, politici, andere ziekenhuizen en zorgaanbieders, het merk St Jansdal scherper neerzetten, onze zorgproducten in de etalage zetten. Meer nog dan de activiteiten en aandachtgebieden hebben ze ideeën over welk gedrag daarbij hoort: nieuwsgierig, ondernemend, een tikje brutaal, ons bij de les houden, voeden en opvoeden. Stap 2 is dus praat met de collega’s met wie de nieuwe medewerker gaat samenwerken. Zij hebben vaak verrassend mooi inzichten wat voor type je zoekt.
Het valt ons wel vaker op dat iedereen wat te zeggen heeft over de afdeling communicatie. Lees in ons artikel Hoe de communicatieafdeling een strategische rol krijgt over hoe dit komt en hoe je dit kan veranderen.
3. Kijk ook wat verder dan de eigen organisatie. Werp een blik van buiten
Buiten het ziekenhuis spreken we Wencke Fassbender, hoofd marketing & communicatie van het Tergooi MC en Jan van der Laan van het NOVA College in Haarlem. Beiden betrokken bij de transitie van hun communicatieafdelingen en wat dat van hen aan vaardigheden, skills en kennis vraagt. Het zorgt voor een frisse blik, voorkomt dat je in je vaste patronen blijft denken. Dus stap 3, praat ook eens met iemand van buiten, die een vergelijkbare functie bekleed. Kies daarvoor een organisatie in een vergelijkbare positie. Zoals wij deden bij het St Jansdal door te kiezen voor een ander ziekenhuis en een MBO-instelling.
WAT DAN?
Profiel afgeleid van de strategie
De gesprekken binnen en buiten de organisatie leveren een mooi mozaïek aan inzichten en wensen op. En wat ook belangrijk is: de goede woorden. Een ‘patiënt reis’ werkt in de ziekhuiswereld een stuk beter dan ‘customer journey’. We leggen alle inzichten, wensen en woorden naast de strategie van het St Jansdal. Onder het motto ‘St Jansdal zorgt samen’ gaat het ziekenhuis voor de beste zorg voor alle bewoners in de regio, ook als delen van die zorg door andere zorgaanbieders geleverd worden. Dat levert een duidelijk beeld op van de nieuwe functie en de benodigde vaardigheden. In het geval van St Jansdal waren netwerkvaardigheden, kunnen aansluiten op allerlei typen stakeholders (van patiënt tot politicus, van medewerker tot zakelijke partner) en een business partner zijn voor de Raad van bestuur zaken die we benadrukken in het profiel..
Relinde Weil, voorzitter Raad van Bestuur ziekenhuis St Jansdal:
“
We hebben eigenlijk niet eerder hoeven nadenken over wat een hoofd communicatie allemaal in huis moet hebben. Het was goed om daar een externe blik van Seizoen Vijf bij te halen. Het gaf ons een compleet beeld van waar we nu staan met de afdeling, waar we naar toe willen en wat dat voor het nieuwe hoofd betekent. Als bijkomend voordeel kreeg de afdeling een eerste duwtje in de goede richting door de goede gesprekken en het advies.”
HOE KUN JIJ EEN GOED PROFIEL MAKEN?
Je hoeft geen HR of communicatie expert te zijn om te starten!
De teamleden van St Jansdal Ziekenhuis waren verrast over het resultaat. Door frank en vrij met verschillende mensen te praten ontstaat er een duidelijk beeld van waar de afdeling nu staat en waar hij zich naar toe zou moeten bewegen. Het goede nieuws is dat je hier geen HR-expert voor hoeft te zijn. Onze ervaring is dat alle kennis en ervaring al in de organisatie zit, of bij organisaties die in vergelijkbare situatie zitten. Wij helpen om die op een slimme en leuke manier boven water te krijgen, de juiste woorden te vinden en gezamenlijk een mooi profiel op te stellen.
Meer impact met je organisatie? Maak een scan!
Wil jij ook eens kijken hoe goed jouw communicatieafdeling is ingericht om jouw organisatie naar succes te leiden? Laat dan een scan doen. Het geeft zowel de afdeling als de organisatie inzicht en richting. Maak snel een afspraak om te kijken hoe we dit voor jou kunnen doen!
