We zijn het er allemaal over eens; kennis is key! Dat geldt voor alle sectoren; voor dienstverlening, industrie, zorg. En hoe meer klanten of medewerkers afhankelijk zijn van die kennis hoe belangrijker kennisdeling wordt. Kennisdeling heeft daarom direct invloed op het bedrijfsresultaat.

Interne kennisdeling

Er zijn stromingen die vinden dat je kennis altijd met iedereen moet delen omdat iedereen daar beter van wordt. Maar laten we ons eerst maar eens richten op het delen van kennis binnen organisaties. Want hoe groter de organisatie, hoe uitdagender de kennisdeling. Het is soms al met tien medewerkers een hele klus om elkaar up-to-date te houden. Laat staan als je een bedrijf hebt met 2000 medewerkers verspreid over meerdere vestigingen.

Verspilling

Hoe vaak hoor je bijvoorbeeld niet na afloop van je interne presentatie dat collega X van een andere afdeling daar vorig jaar ook al mee bezig was. Het had toch fijn geweest als je dat vooraf had geweten. Dan had je kunnen leren van zijn of haar bevindingen, daarop kunnen voortborduren, gebruik kunnen maken van de bronnen die hij of zij destijds had ontdekt, misschien wel een trend kunnen signaleren die cruciaal is voor de besluitvorming. En ook voor collega X was dat leuk geweest. Die heeft dan vorig jaar niet voor niets zitten zwoegen op dat onderwerp. Kortom; er is vaak onbedoeld sprake van tijdverspilling, kennisvernietiging en talentverwaarlozing.

Voorkomen

Maar hoe had je dat kunnen weten? Want uiteraard heb je aan je collega’s gevraagd of iemand iets van dit onderwerp wist. En natuurlijk heb je gegoogled en op de eigen externe website – vaak een bron voor intern gebruik – gekeken. En misschien heb je gezocht op het intranet waarin documenten worden gedeeld. Waarom loopt het dan toch spaak en wordt herhaaldelijk het wiel opnieuw uitgevonden? Of sta je met je mond vol tanden tijdens een gesprek met een derde die verwijst naar een contact met een collega. Hoe kan dat? En belangrijker; is er iets aan te doen?

Aannames

Veel organisaties investeren flink in kennisdeling: er worden systemen aangeschaft, trainingen voor die systemen gegeven, kennissessies georganiseerd, legio interne nieuwsbrieven verstuurd, kennisbanken ingericht. De meeste van die methodieken gaan ervan uit dat de medewerkers openstaan voor alle informatie en dat zij hun eigen kennis actief registreren met het doel collega’s daar mogelijk mee te helpen en bovenal dat iedereen precies weet waar hij unieke kennis van heeft en goed in is. Wij twijfelen aan deze aannames. We hoorden laatst nog iemand zeggen dat hij interne nieuwsbrieven niet meer leest omdat zijn mailbox ontploft en ook niet naar interne presentaties gaat omdat hij daar geen tijd voor heeft. En ja, mensen leggen vast wat ze hebben gevonden. Maar vaak ontoegankelijk en onvindbaar voor anderen en na verloop van tijd ook vaak voor zichzelf.

Persoonlijk

Bovendien lezen we niet meer. Je wilt dat iemand je even bijpraat. Daarom begint interne kennisdeling met weten bij wie je waarvoor moet zijn. Zou het dan niet veel efficiënter zijn als dat automatisch wordt geregistreerd en aangeboden:
“je typte business model; je collega Suzanne praat je graag bij. Dit is haar nummer: 06 46 03 65 80communi”.
Op die manier benut je de aanwezige kennis en talenten, wordt efficiënt gewerkt, ontstaat een sterkere interne loyaliteit, inzicht in kennishiaten en talentontwikkeling. Allemaal factoren die bijdragen aan een gezond bedrijf.