De Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) klopt in lichte paniek laat op een vrijdagmiddag aan. Er is een gat gevallen in het team corona crisis communicatie en ze hebben per direct iemand nodig. Hoe je als externe kracht de rust kan nemen om nieuw perspectief te brengen en een nieuwe structuur voor te stellen die beter past.

WAAROM DAN?

Frisse blik nodig op crisisorganisatie

Hoezo klopt de VRK aan bij Seizoen Vijf, toch niet direct crisis communicatie specialisten? Ze zoeken iemand die meteen up and running is en die weet hoe de hazen lopen in de gemeente. Collega Suzanne heeft al eerder in opdracht voor de gemeente Haarlemmermeer ondernemers met elkaar verbonden en popt op als de ideale kandidaat, met haar kennis van de regio én haar menselijke skills. Vanwaar de paniek? De VRK werkt al 9 maanden in een crisisorganisatie. Het is niet houdbaar om 24/7 op het hoogste niveau van paraatheid alert te schakelen en snel beslissingen te nemen. Dit eist zijn tol bij de mensen die oververmoeid zijn en maanden keihard werken aan beheersing van de crisis. Structuren raken sleets en communicatie over de dreiging van het gevaar lijkt ook wat uitgewerkt. Er is een frisse blik nodig!

HOE DAN?

Het voordeel van als buitenstaander op een rijdende trein stappen is dat je met de nodige afstand kan kijken naar wat er nodig is. Bij de VRK zijn dat twee dingen: structuur en perspectief.

Van ad hoc naar gestructureerd

Wat als eerste opvalt is de grote hoeveelheid aan overleggen en het adhoc karakter ervan. Begrijpelijk, want dat is precies zoals het werkt in een crisis, snel adhoc schakelen. Maar als de crisis zo lang aanhoudt, vraagt dat om een andere een andere opzet: in kleinere sessies met een bespreekpuntenlijst, een rolling forecast aan onderwerpen, terugkoppelen van de punten uit de andere sessies en duidelijke acties en vervolgstappen.

Als Veiligheidsregio heb je de taak om kennis te delen, mensen op weg te helpen. Ook om te bepalen wat het delen waard is heb je een structuur nodig. In plaats van in de groep te gooien: ‘Wie heeft er nog een interessant onderzoek over Corona?’ werkt het beter in de voorbereiding een goed overzicht van alle beschikbare onderzoeken te maken, af te spreken welke je structureel volgt en welke aanvullingen er nodig zijn.

Verplaats je in de ontvanger

Een simpel voorbeeld: het valt op dat de stukken die naar de burgemeesters en bestuurders gaan volgens een vast stramien beginnen met een aanloop, context, overwegingen, aannames, met ergens verstopt aan het eind een advies. Als je je verplaatst in de werkcontext van de bestuurders, die heel veel stukken te lezen krijgen, is het veel logischer om dat advies direct in het begin te geven, gevolgd door de onderbouwing. Hoofd en bijzaken netjes gescheiden. Ook bij interne communicatie is het beter om vanuit het perspectief van de ontvanger te communiceren. Dat is ingewikkeld, omdat ieder in een netwerkorganisatie als de VRK vanuit zijn eigen aandachtsveld redeneert.

Ook naar de burgers toe helpt het om een breder perspectief te kiezen. Niet alleen: we moeten je informeren over de maatregelen. Maar ook snappen dat burgers uit veel kanalen informatie krijgen. En vanuit daar keuzes maken. Dus help bij het maken van die keuzes. Door bijvoorbeeld mee te denken bij momenten dat het erop aankomt, zoals een Nieuwjaarswisseling of Sint Maarten wat er ondanks de beperkingen de beste keuze is. Een paar stappen vooruitdenken, en opties geven aan de ontvanger.

WAT DAN?

Marjolijn van Pel, manager crisis communicatie VRK:

“Suzanne wist in no-time vanuit het goede perspectief de dingen te benoemen en in gang te zetten. Ze snapt de sensitiviteit van de omgeving en de mensen en speelt daar handig op in zonder ooit wollig of onaangenaam te worden. Gaat pragmatisch te werk, stroopt de mouwen op als er gewerkt moet worden, roept om een pas op de plaats als er vraagtekens zijn. Ze stelt geen onnodige vragen, wel hele scherpe! Helder en duidelijk, to the point, geen meterslange aanloop. Een prettige persoonlijkheid om mee te werken!”

LEKKER DAN!

Juist in de hectiek de reflectie inzetten

De VRK is aan het omschakelen van een crisis organisatie naar een organisatie waarbij de crisis het nieuwe normaal is. Daar horen nieuwe structuren en manieren van werken bij. De valkuil is om toch te snel mee te gaan in de operatie. Terwijl het soms beter is om even een pas op de plaats te maken en je af te vragen of je echt de juiste dingen doet en of dit is wat je verder helpt. Een leerpunt voor de volgende opdracht: nog vaker de reflectie inzetten in de hectiek.

EN NU DAN?

Dat is meteen wat we de VRK toewensen: momenten van reflectie, aandacht voor de rollen, de verschillende belangen en inzichten die er zijn. Door het moeras van de stukken heen kijken die ze zelf produceren, door het omfloerste taalgebruik prikken, voorbij de angst van negatieve publiciteit gaan. Door stil te staan bij de dingen die echt wezenlijk zijn kan de mooie maatschappelijke opdracht van de VRK nog beter naar voren komen.

Als Seizoen Vijf kunnen we faciliteren om die bestaansgrond scherp te krijgen. Vanuit een sterk fundament kan de VRK met moreel leiderschap veel meer positieve aandacht genereren. Juist organisaties die de wisselwerking tussen strategie en mens goed in de vingers hebben, zijn succesvolle organisaties. Het is de basis van ons model: de Koers en Karakter Dynamiek. Impact bereik je door de 8 Koers en Karakter bouwstenen goed op elkaar af te stemmen.

JIJ DAN?

Als je heel eerlijk bent zie je het overal, de waan van de dag, je druk maken over kleine zaken, terwijl je het eigenlijk over andere wezenlijke dingen moet hebben. En voor wezenlijke dingen, daar wil je toch de tijd voor nemen? En dat kan gewoon, het is niet moeilijk en bovendien leuk. Maak een afspraak om eens over jouw fundament te sparren!