Een goed client event heeft een duidelijk doel, past bij de doelgroep en biedt gelegenheid om vervolg contact te generen. Er zijn talloze vormen die werken, van hele luxe events, tot low profile ontmoetingen, van inhoudsvol tot meer gezelligheid en netwerkmogelijkheden. Welke past is afhankelijk van je doelgroep en je doelstelling.

Je organiseert een event voor een bepaald doel; Een open dag om nieuwe medewerkers te werven, een seminar om klanten te informeren etc. Dat lijken duidelijke doelstellingen, maar die geven weinig houvast voor een goede opzet van je event. Ga na wat je doelgroep wil, echt interesseert, welke informatie en beleving hij wil.

Niemand vindt het leuk om ergens verloren rond te lopen. Dus zorg voor een fijne ontvangst, maak die zo persoonlijk mogelijk. Een vriendelijk woord, een open houding, oprechte belangstelling, een duidelijk zichtbare ontvangst en/of informatiebalie. Geef je gasten het gevoel dat ze welkom zijn. Dat gaat verder dan wijzen waar de koffie staat.

De neiging bestaat om alles in 1x te vertellen. Namelijk direct bij het aanmelden. Maar sommige informatie is nog niet relevant. Bij aanmelden wil je weten dat je registratie is aangekomen en wellicht hoe je kunt betalen. Enige dagen voorafgaand ben je pas geïnteresseerd in parkeergelegenheid en/of OV informatie. Bevestig het event een dag van te voren. Doe dat altijd, het geeft een deelnemer zekerheid dat hij niet voor niks komt. Tussen aanmelding en event, heb je gelegenheid om voorpret te generen: deel interessante links, vermeldt nieuwe informatie over het programma, misschien een spreker die toegezegd heeft.

Hoewel sommige eventsorganisatoren liever zoveel mogelijk deelnemers hebben, geldt niet altijd hoe meer hoe beter. Zeker als je je doelgroep zelf ook echt wil ontmoeten. Dan zijn kleinere groepsgroottes, zeg klasgrootte, veel effectiever. Dat geeft je namelijk echt de gelegenheid om je gasten te spreken, en hen te laten voelen en ervaren zij dat ze gezien worden. Ook bij meer commerciële events, waarbij naamsbekendheid een rol speelt, is het soms beter om met kleinere groepen te werken. Leuk natuurlijk dat veel mensen van je product gehoord hebben, maar de follow up sales wordt veel ingewikkelder als je je deelnemers niet of nauwelijks persoonlijk gesproken hebt en contact hebt weten te maken.

Mensen spelen graag. Al geven ze dat niet altijd toe. Maar quizzen, competitie elementen zorgen altijd voor meer interactie. Het zet mensen aan mee te doen met je programma waardoor ze ook letterlijk met je stelling/je vraag/ je product gaan meedenken. Je boodschap landt dan beter. Wees creatief in je spelelement, pas je aan je bezoeker en leg de lat niet te hoog. Ook een ‘hoeveel-ballen-zitten-er-in-deze-vaas-achtig spel, kan al een mooie aanleiding zijn voor een gesprek.

Als organisator zijn je deelnemers je informatiebron. De onderwerpen die ze aansnijden, de vragen die ze stellen, de grappen die worden gemaakt. Ze zijn allemaal hints naar onderwerpen die leven. Vraag ook gerust eens naar onderwerpen die deelnemers deze week bezig hielden. Ook die kunnen aanleiding zijn om met elkaar in gesprek te raken en verbinding te creëren.

Dat kan een landingspagina op je website zijn. Op zo’n pagina kun je het doel van je event, de ontmoetingsmomenten op een rij zetten en gelegenheid geven om aan te melden. Die centrale plek kun je doorlopend aanvullen met nieuwe relevante informatie en voorpret.

Aarzel niet om afzeggers of no show na afloop nog even te benaderen. Vriendelijk en belangstellend wat de reden was. Vaak geeft dat waardevolle informatie, waarmee je een volgende bijeenkomst succesvoller maakt. En heb je bovendien toch nog even contact weten te maken.