De marketing & communicatie adviseur van de faculteit Gezondheid is al een poosje uit de running en ik vervang haar op tijdelijke basis. Zij is niet de enige die overuren draait en daaraan onder doorgaat. De vraag is dus niet alleen neem haar taken over maar kijk ook waar het aan ligt en hoe het anders kan. Hoe stap je uit de productie en zorg je dat je als M&C adviseur meer toegevoegde waarde brengt?

Op de afdeling Marketing & Communicatie werken online marketeers, content creators een woordvoerder, en een m&c adviseurs die elk een faculteit bedienen, een persvoorlichter, de senior adviseur interne communicatie en de vormgever. Daarnaast worden er veel zaken afgestemd met opleidingen, faculteiten en diensten van de hogeschool. Er is op de afdeling M&C veel ziekte en verloop en draait het team overuren op productie.

De faculteit Gezondheidszorg is éen van de grotere met opleidingen zoals Verpleegkunde en Fysiotherapie en Vaktherapie. Tot voor kort liepen de opleidingen als vanzelf vol. Maar Corona, de stevige werkdruk hebben niet veel goeds gedaan voor het imago van verpleegkundigen. De aanmeldingen lopen achter, ook ten opzichte van andere scholen. Het is belangrijk om de opleidingen goed neer te zetten en duidelijk de toegevoegde waarde te laten zien. Als ik naar het lijstje in het overdrachtsdocument kijk met de dingen die ik moet doen valt direct op dat het allemaal uitvoerende dingen zijn: een folder maken, een animatie, een overzicht op een website, een wegwijsbord voor op de Open Dag. Ik bespeur nergens een vraag denk mee over instroom of een compleet project.

Eerst maar eens kennis maken met de verschillende opleidingen. Al snel blijkt dat de marketingcommunicatie-adviseur een vraagbaak is voor alle communicatievragen van iedereen binnen de opleiding. En er wordt veel gecommuniceerd ! Met scholieren die voor een studiekeuze staan, met de studenten, met de stagebedrijven, met onderzoekspartners, met docenten en andere medewerkers. Het besef leeft dat communiceren een echt vak is en dat idealiter alle communicatie via de afdeling M&C loopt. Het levert na 3 maanden een lijstje op van 52 opdrachtgevers met een even rijk scala aan opdrachten. Vervelender nog dan niet alles te kunnen doen, is het gevoel dat allemaal losse onsamenhangende dingetjes te doen.

Terwijl als er iets een vast ritme volgt is het wel een hogeschool met lesblokken, vakanties, en vaste momenten waarop nieuwe studenten instromen en de afgestudeerden gaan. Toch lijkt het alsof die momenten, zowel bij de opleidingen als bij de M&C adviseurs elke keer een verrassing zijn. Het gevolg is dat er vlak voor een Open Dag last minute nog allerlei dingen geregeld moeten worden.

Ik bespreek mijn observaties en ervaringen met het managementteam van de faculteit. Leg uit welke mechanismes ik zie in de samenwerking en doe voorstellen voor verbetering.

De regelmaat van een schooljaar is een mooi uitgangspunt voor een jaarplanning. Alle vaste momenten kunnen we plotten.

Het instellingsplan is een meerjarenplan voor de Hogeschool Leiden. De faculteitsplannen zijn daarvan afgeleid. Met de opleidingsmanagers bespreek ik de prioriteiten die daar per opleiding logisch uit voortvloeien. We stellen de drie belangrijkste vast en koppelen daar projecten aan.

1. Filmpjes voor betere positionering ouderenzorg, zodat verpleegkundigen een beter beeld van de opleiding krijgen.

2 Leads generen voor de de nieuwe masteropleiding Fysiotherapie

“We werkten heel hard aan allerlei studiekeuzeactiviteiten maar we hadden eigenlijk geen idee of de studiekiezer er wel op zat te wachten. Karine van Seizoen Vijf is als interimkracht op onze Marketing en Communicatie afdeling hier in gedoken. Met alle onderzoeken en informatie die voorhanden was heeft zij een 12 blokken matrix gemaakt. Dit gaf ons inzicht in waar we al goed bezig waren en waar we nog van alles moesten ontwikkelen. Met dit plaatje zijn we de boer opgegaan om intern draagvlak te krijgen en akkoord op het plan. Het team is nu volop bezig de middelen te ontwikkelen!”

Omdat de organisatie deze projecten er een beetje bij doet, komt er een vaste programmaleider die zich fulltime met de student journey bezighoudt. Zij gaat met multidisciplinaire teams aan de slag om de middelen die aansluiten bij de behoefte van de studiekiezer concreet in te vullen. Als de journey van de scholier staat komt de journey van de professional aan bod. Mijn werk zit erop: project gestart, onderzoek gedaan, plan gemaakt en op verschillende plekken gepresenteerd voor draagvlak en akkoord gekregen bij de directie. Het is nu in goede handen bij een vaste kracht en een gemotiveerd team!

De teamleden van Hogeschool Leiden waren verrast over het snelle resultaat in korte tijd. Door slim gebruik te maken van de beschikbare informatie, ‘brains te picken’ van andere hogescholen en écht vanuit de vraag van de studiekeizer te redeneren konden we een vorm vinden waarin we de ideale journey konden gieten. De expertise is vaak al in het team aanwezig maar komt pas naar buiten als er een beroep op wordt gedaan. Wij helpen om die op een slimme en leuke manier boven water te krijgen.

Vaak denk je je doelgroep goed te kennen. Toch kan het geen kwaad om hier eens vers naar te kijken en op zoek te gaan naar de witte vlekken. Wij leveren een frisse blik & de handjes om betere inzichten te krijgen in je doelgroep en hier ook je proposities en je communicatie op af te stemmen. Maak snel een afspraak om over jouw doelgroep te sparren!