De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants koos terecht voor een strategie van communities om de kwaliteit van het beroep verder te verhogen. Communitie bevorderen kennisdeling en dat is met een complex beroep als accountant een welkome aanvulling. Maar hoe start je communities in een beroepsorganisatie met meer dan 20.000 leden? Wetende dat accountants het ontzettend druk hebben en daarnaast ook tijd en energie besteden aan familie en vrienden, hobby’s en of sport. Een mooie uitdaging waar wij samen met hen onze tanden in zetten.

Het beroep van accountant wordt steeds complexer, de maatschappij kijkt kritisch mee, heeft hoge verwachtingen en de regelgeving wordt steeds stringenter. Een teken dat het beroep een belangrijke functie vervult. De NBA als beroepsorganisatie ziet dat ook en onderschrijft het belang van kennisdeling om de kwaliteit van het beroep hoog te houden Je kunt als individuele accountant immers niet alles weten. Dan is het goed als je kunt sparren met collega’s. Vandaar de logische keuze voor het starten van communities, om zo vanuit de praktijk het beroep te ontwikkelen. Die onderwerpen te agenderen die bij leden leven, die in de praktijk ingewikkeld zijn. Het creëert bovendien meer verbondenheid met de beroepsorganisatie, creëert een meer levendige beroepsorganisatie en verhoogt de relevantie van de beroepsorganisatie voor haar leden. Genoeg redenen om te beginnen.

Beginnen, hoe doe je dat dan? Dat is misschien wel de grootste vraag. Want er was nog niks, hoe krijg je dat in een totale ledenbestand van 20.000 leden, leden elkaar leren kennen. En dan ook nog op een zodanige manier dat er voldoende vertrouwen is om elkaar te benaderen en men bovendien van elkaar de expertise kent.

Mensen gaan pas kennis delen als ze elkaar kennen. Heel simpel als je niet weet wat de bron van je informatie is dan kun je ook de waarde ervan niet goed inschatten. En omgekeerd is het heel lastig mensen van kennis te voorzien als je niet weet wat hun eigen kennisniveau is, of en hoe ze het kunnen toepassen. Bijkomende uitdaging is dat deze community on top of alle andere activiteiten komt. Dus naast hun drukke baan, naast sociale activiteiten, hobby’s, sport, vrienden en gezin. Dat betekent dat de community veel toegevoegde waarde moet bieden.

Kennis maken en een netwerk opbouwen vraagt een lange adem en doorzettingsvermogen. Een community heb je niet in een paar maanden van de grond. Simpelweg omdat het even duurt voordat mensen elkaar vaak genoeg ontmoet hebben om elkaar te leren kennen.

De gemeenschappelijkheid vinden in waar mensen behoefte aan hebben. Het kort door de bocht antwoord is vooral beginnen. Door te doen, door het leden vooral makkelijk te maken en door in te zetten op ontmoeten. Leden elkaar te laten ontmoeten, dichtbij, laagdrempelig met niet alleen inhoud maar juist ook kennis maken. Tijd inruimen om te kunnen horen wat anderen doen, wat hun achtergrond is en wat ze interesseert. Als organisator is dan de truc om vooral te luisteren, te vragen en door te pakken op wat je hoort.

Mensen zijn gewoontedieren. Zet je ze in een vergaderzaal dan gaan ze vergaderen, zet je ze in een huiskamersetting dan wordt het een gezellige boel. Dus zorg voor een locatie die ontmoeten versterkt. Zet stoelen rond een tafel, in plaats van in een rijtje naast elkaar. Serveer de koffie/thee en eventueel een borrel op een andere plek, zodat mensen door elkaar heen gaan lopen. Naast uitstraling kan een locatie een extra reden zijn om te komen, een extra beleving toevoegen en daarmee meer impact maken. Een bijeenkomst in een omgebouwde boerenschuur, in een dierentuin of museum heeft meer impact dan een bijeenkomst in een doorsnee vergaderlocatie.

Groepsgrootte is eigenlijk maximaal 25 à 30 man. Klasgrootte noemen we dat. Dat zijn de groepsgrootte waar mensen nog actief deel durven te nemen aan de discussies, mensen zich realiseren dat ze echt gezien worden en je elkaar kunt leren kennen. Boven de 40 wordt de groep te groot, en krijg je subgroepjes, duo’s, waardoor de groepsinteractie te klein wordt, en ontstaat er ook geen gevoel echt bij een groep, de community te horen.

De neiging bij beroepsorganisaties met professionals is om alleen in te zetten op inhoudelijke programmaonderdelen. Dat is zeker belangrijk maar besteed ook bewust aandacht aan de sociale programma onderdelen. Een rondleiding door de locatie, een gezamenlijke wandeltocht, een borrel of beter nog een buffet na afloop. Gezamenlijk eten is een katalysator voor contact. En dat is waar het in essentie omdraait, creëren van contacten. Ervaren dat het interessant en leuk is om met beroepsgenoten te praten.

Ook in groepen van 25 a 30 man helpt het enorm als je de groep af en toe opsplitst in kleinere groepjes van een man of 5 a 6. Laat ze praten over een dilemma, een case, een triggerende stelling. Het gaat daarbij niet om het uiteindelijke resultaat, maar om het proces van met elkaar in gesprek gaan. Ook tools als een quiz, of een spelelement maken dat mensen loskomen, dat er wat hilariteit ontstaat en er een gezamenlijke gespreksonderwerpen komen.

Als organisator zijn je deelnemers je informatiebron. De onderwerpen die ze aansnijden, de vragen die ze stellen, de grappen die worden gemaakt. Ze zijn allemaal hints naar onderwerpen die leven. Vraag ook gerust eens naar suggesties of onderwerpen die die week op de agenda stonden. Of er ideeën zijn voor alternatieve locaties, wat persoonlijke interesses zijn. Ook die kunnen aanleiding zijn om met elkaar in gesprek te raken en verbinding te creëren. Als community manager is daarom cruciaal om bij alle bijeenkomsten aanwezig te zijn.

Betrek deelnemers zo snel mogelijk in de organisatie van nieuwe ontmoetingen. Laat eigenaren van een idee, meedenken over het programma en de locatie. Dat vraagt hooguit een uurtje in de agenda. En we merkten dat leden van de NBA het ook leuk vinden om te zien hoe een idee, dat uit hun koker kwam, uitgroeit tot een bijzondere bijeenkomst. Zo creëer je een groep van ambassadeurs waar je later altijd op terug kunt vallen bij het plannen van nieuwe ontmoetingen en het opvangen van nieuwe deelnemers en het werven van nieuwe ambassadeurs.

Dat kan een landingspagina op je website zijn. Op zo’n pagina kun je het doel van de community delen, de ontmoetingsmomenten op een rij zetten en gelegenheid geven om je aan te melden. Je kunt ook kiezen voor een speciaal platform, waar je lid van kunt worden en deelnemers elkaar rechtstreeks kunnen benaderen. Bedenk dat zo’n platform heel intuïtief moet zijn. Mensen zijn in het dagelijkse leven gewend aan super gebruiksvriendelijke apps, dat is de norm waar je aan moet voldoen. De lat ligt hoog.

We leerden bij de NBA dat er één absolute gouden regel is. Laat het altijd doorgaan. Zelfs als je uiteindelijk maar 2 mensen op je bijeenkomst hebt. Kleine ontmoetingen zijn minstens zo waardevol. En aarzel ook niet om afzeggers of no show na afloop nog even te benaderen. Vriendelijk en belangstellend wat de reden was. Vaak geeft dat waardevolle informatie, waarmee je een volgende bijeenkomst succesvoller maakt.

Als er even geen inhoudelijke onderwerpen zijn, of het is vakantie blijf dan toch communiceren. Wie weet is er een krantenartikel , een blog een ander evenement dat de moeite van het vermelden waard is. Omdat het aanhaakt op een onderwerp dat geweest is of over een aantal weken staat gepland. Mochten er geen inhoudelijke onderwerpen voor handen zijn, omdat je die even niet weet, dan zijn gezamenlijke wandelingen, een diner of een borrel ook een reden voor een ontmoeting.

Idealiter heb je na een paar maanden hard werken een bruisende en zichzelf organiserende community. Maar niks is minder waar. Het starten van een community vraagt tijd, aandacht, doorzettingsvermogen en geduld. Nog veel meer dan we aanvankelijk dachten. Scepsis bij leden, bestuur en of directie over levensvatbaarheid, terugverdienen van investeringen, of het een blijvertje is, blijven de aandacht vragen. En misschien ook terecht dat geregeld de vraag rijst: hoe levensvatbaar is dit.

Het moeilijke is om de opbrengsten te kwantificeren. Hoe meet je de mate van kennisdeling, het gevoel van weer bij de club horen, de trots op het vak? Wat we weten is dat je zeker de eerste 2 à 3 jaar een drijvende kracht nodig hebt. Een paar enthousiastelingen die de kar trekken, die elke bijeenkomst weer even enthousiast in gaan, die iedere deelnemer hartelijk begroeten en vraagt naar zijn/haar ervaringen en ideeën. Die ook bij mindere ideeën, toch vol aan de bak gaat om het te doen slagen. Kortom een paar die geloven in de toegevoegde waarde van de community en die stoicijns genoeg zijn om door te pakken als het ook even tegen lijkt te zitten. Want zo’n moment komt geheid.

Bij de NBA is de pilot fase afgesloten. Het aantal deelnemers, enthousiaste reacties, werkelijke resultaten lopen gestaag op. Genoeg om de pilot te stoppen en te beslissen dat het landelijk kan worden uitgerold. Van regio Oost en Centrum, starten we nu met Noord en later dit jaar Zuid, met een vergelijkbare aanpak, met hetzelfde enthousiasme, wetende dat niet makkelijk is, maar zeker zijn vruchten af gaat werpen.

Communities zijn niet voorbehouden aan verenigingen. Ook in grotere bedrijven, met meerdere vestigingen en/of afdelingen kan het heel verhelderend werken. En misschien hoeft het niet letterlijk te leiden tot het bouwen van een community, maar zijn de lessen uit communities één op één door te voeren voor creëren van meer verbinding, gevoel van erbij horen en trots bij je medewerkers. Hoe anders word jouw bedrijf als je het gaat runnen als een community?

We vertellen je graag meer over de ervaringen bij de NBA, hoe je die ook in andere contexten goed kunt toepassen en hoe dat jouw organisatie ook meer eenheid en groepsgevoel kan geven.